A projekt kontrolling területén bizonyos üzletágak esetén jellemzőek a projekt árak (olyan beszerzési árak, amelyek egy kifejezett projektre szólnak), melynek nyilvántartása és kimutatása minden projekt alapon működő tevékenységnél egyedi megoldásokat kíván. Amennyiben projektenként egyedi cikkekkel van dolgunk (egy cikk jellemzően egy projekten jelentkezik csak), nincs is túl sok teendő, hiszen nem keverednek a különböző beszerzések árai, azonban ha azonos cikkek különböző projekteken különböző beszerzési árakon szerepelnek, a megoldásokat a projektek számai alapján kell kialakítani:

• Nagyon kevés (évi max. 5) projekt esetén minden projekt kaphat külön projekt raktárt. Ez a megoldás azt garantálja, hogy az adott raktáron belül használhatunk bármilyen készletértékelést, az SAP Business One gyári eszközeivel is könnyen kezelhetően kimutatható bármikor bármilyen projekt készlet vagy projekten felhasznált alapanyag (a projektre beszerzett projekt áron). Hosszútávon a raktárak száma megnövekedhet, ami egyrészt lassuláshoz vezethet, másrészt nehezebben követhetővé a készlet, ezért ez a megoldás csak tényleg szélsőséges esetekben javasolt. Működhet fifo vagy akár mozgó átlagár típusú készletértékelés mellett is.

• Viszonylag kevés párhuzamos projekt esetén használhatunk csak néhány projekt raktárt, ahol egy raktár mindig egy adott – futó – projektet szolgál, majd mikor a projekt lezárult, felszabadul és egy új projekthez rendelhetjük. Ez a megoldás akkor javasolt, ha csak néhány párhuzamosan futó projektről beszélhetünk. Működhet fifo vagy akár mozgó átlagár típusú készletértékelés mellett is.

• Amennyiben sorozatszámos/sarzsos készleteink vannak (technikai szempontból azzá tehetjük a cikkeinket, ahol pl. a sarzsszám a projektkód), használhatjuk a projektkódot sarzsszámként, és a készletértékelést sarzs/sorozatszám alapon vezethetjük. Hátulütője, hogy egy adott sarzshoz nem érkeztethetünk be több alkalommal adagokat ilyen készletértékelés mellett, ezért akár több sarzs is tartozhat egy projekthez – illetve nem minden könyvelő vagy könyvvizsgáló fogadja el szívesen ezt a készletértékelési módszert.

• Amennyiben a fentiek közül egyik megoldás sem alkalmazható (kifejezetten sok a párhuzamos projekt, a sorozatszám/sarzsszám egyébként is használatban van, tehát ilyen célra nem használható), a nem folyamatos készletvezetés javasolt (nem készletre érkeztetjük be, hanem egyből költségre könyveljük a termékeket beszerzéskor). Itt az egyetlen buktató az lehet, hogy ha központi (tehát nem projektre beszerzett) készletet is tart a cég – ilyenkor a központi készlet felhasználása nem jelentkezik alapvetően projekten (hiszen már beszerzéskor egy általános költséghelyre könyveltük). Erre is akad azonban megoldás, amely általában kielégítő szokott lenni – áttárolással valamely projekt raktárba átadható a készlet, illetve a projekten megmaradt készlet hasonló módon átadható a központi raktárba, a limitáció csupán annyi, hogy ilyenkor már nem ismert az önköltségi ár (hiszen nincs folyamatos készletvezetés, ezért nincs készletérték). Ez is áthidalható azonban, egy paraméterezés (tárolt eljárás készítés) segítségével a projekt árak kikényszeríthetőek (például ha az adott cikk az adott projektre lett beszerezve már valamilyen áron, akkor csak azon árak használata lehetséges). Sőt, némi fejlesztéssel akár egy naplókönyvelés főkönyvileg is helyre teheti projektet, hogyha “leszedjük” a központi költségről a készletbeszerzést és áttesszük projektre.

Természetesen ezek a módszerek mind lehetőségek, de a legoptimálisabb megoldást mindig a tanácsadók tudják meghatározni az adott cég működése, azaz az összes folyamata alapján. Az első három eset folyamatos készletvezetés (a készletet nem csak mennyiségben, hanem értékben is folyamatosan nyilvántartja a rendszer) mellett használható, a negyedik megoldás nem folyamatos készletvezetés mellett működik.

Megosztás