Azt szinte mindenki tudja, hogy az SAP-ban párhuzamosan öt profitcenter dimenzió és egy projekt mező gondoskodik a tranzakciók költséghelyekhez rendeléséről. Az azonban már nem ilyen nyilvánvaló, hogy hány féle módon lehet felosztani a költségeket az egyes költséghelyek között.

A projektek közötti felosztás csak manuális módon lehetséges. Azaz minden bizonylatsort (vagy manuális naplókönyvelés esetén naplókönyvelés sort) külön projekt kódon kell szerepeltetni, és annyi bizonylatsorunk lesz, ahány projekt kódra szeretnénk szétosztani az összegeket.

A profitcentereknél azonban több lehetőségünk van.
Az öt profitcenter dimenzió azt jelenti, hogy egymástól függetlenül 5 dimenziót tudunk elnevezni (pl. üzletág, szervezeti egység, gépjárművek, dolgozók, stb.). Lehetőség nyílik a későbbiekben hierarchikusan is megjeleníteni az eredményeket, de ez csak megjelenítési kérdés, tehát a rögzítésekkor nem hierarchikus a kiválasztás. Az egyes profitcenter dimenziókon belül lehet definiálni a tényleges profitcentereket/costcentereket.
Fontos hozzátenni, hogy amikor a profitcenter mezőben választunk a listából, tulajdonképpen mindig felosztási szabályok közül választunk. Amikor létrehozunk egy profitcentert, az SAP Business One létrehoz a háttérben egyből a felosztási szabályt, ami 100%-ban az új profitcenterre mutat. Néhány kifejezetten felosztásokról szóló kivételtől eltekintve a sztenderd SAP riportok is mindig a felosztási szabályokat mutatják (pl. főkönyv beszámoló), tehát a felosztásokat nem. Rendszerint célriportokat szoktunk készíteni azért, hogy a felosztási funkcionalitás mégis széles körben használható legyen. Az alábbi módszerekkel lehetséges a felosztás az egyes profitcenter dimenziókon belül:
• Természetesen itt is lehetséges a manuális felosztás, amit a projekteknél írtam, azaz annyi bizonylatsort kell felvinni és olyan arányban felvinni az értékeket, ahogy az egyes profitcenterekre szeretnénk szétosztani a könyvelést.
• Lehetőség van ún. utólagos felosztásra. Ekkor menet közben egy általunk definiált felosztási szabályra könyvelünk, amire akár később is meghatározhatunk visszamenőlegesen (az eredetitől eltérő) felosztást az egyes profitcenterek között. Erre jó példa például a területarányos vagy létszámarányos felosztás az egyes szervezeti egységek vagy üzletágak között, de használhatjuk úgy is, hogyha egy költség fajtát könyvelünk rá – például áramdíj, vízdíj, melyet hónap végén osztunk csak szét, mikor már minden információ rendelkezésre áll. Ez a módszer tehát azt teszi lehetővé, hogy egy adott időszakra fix felosztásokat használjunk.
• Használhatjuk az ún. manuális felosztást. Ez a felosztás a bizonylat (vagy naplókönyvelés) létrehozásakor kerül meghatározásra. Utólagos módosítására is lehetőség nyílik, azonban csak az adott bizonylatra vonatkozik.

Létező felosztási szabályok listája (választék lista a bizonylat soron, a profitcenter mezőben), ahol lehetőség nyílik a manuális felosztási szabály használatára is.

Megosztás