“Nem archiválunk, hanem HABELEZÜNK.” – írja a a Habel weboldala

De miről is szól pontosan a HABEL?

Létező igény a vállalatok részéről, hogy minden információforrás mindig elérhető legyen az arra jogosult kollégák számára, gyorsan és keletkezési formátumtól függetlenül egységes rendszerben.

Az ERP rendszerek alap funkciói nem hivatottaka vállalat működése során különböző formában (papír, elektronikus levél, Office dokumentum, FAX, stb.) keletkező dokumentumok kezelésére, archiválására, ehhez egyedi fejlesztésű dokumentummenedzsment szükséges.

A HABEL dokumentummenedzsment rendszer biztosítja:

• A vállalat összes dokumentumának rendelkezésre állását digitális formában valamennyi munkahelyen
• Egységes archiválási lehetőséget, a dokumentum keletkezési formátumától függetlenül, a vállalatnál használatos keresési kritérium megnevezésekkel

• Csatlakozási felületet a vállalatirányítási rendszerhez, a többszörös adatrögzítés kiküszöbölése és a törzsadatok szinkronizálása érdekében
• A beérkező bizonylatok központi digitalizálását és azonnali továbbítását minden érintett munkatárshoz
• Elektronikus munkafolyamat irányítást (Workflow) az átláthatóság, a nyomon követhetőség, és a határidők ellenőrizhetősége érdekében
• Megbízható rendezési szisztéma szerinti villámgyors visszakeresést
• Teljes folyamatok megjelenítését az ajánlatkéréstől a számlakiállításig egy keresési kritérium alapján
• Tartós, revízió biztos archiválást

Miért?

A SAP SBO rendszert használó vállalatok működése során számtalan beérkező és kimenő dokumentummal találkoznak, melyek kezelése, tárolása nem, vagy csak nehézkesen megoldott. Az alaptevékenységen kívül is keletkezik számtalan dokumentum, melyeket különböző helyeken és módokon tárolnak a felhasználók. Minden informatikai környezetben szükség van egy olyan dokumentumkezelési megoldásra, melyben egységesen, biztonságosan, az utólagos módosíthatóságot kizárva, és a törvényekben meghatározott megőrzési időket szem előtt tartva tárolhatók a dokumentumok, függetlenül a keletkezési formától. Jogos igény a dokumentumok gyors kereshetősége, az egyszerű kezelhetőség, és a Windows környezetbe történő magas fokú integráltság.

Hogyan?

A SAP-HABEL interfész az alábbi területeken valósítja meg a gyors és egyszerű dokumentumkezelést:

• beérkező, SAP rendszerben rögzítésre kerülő dokumentumok
• a SAP rendszerben keletkező, kimenő dokumentumok
• Ügyfél/Szállító, cikk, projekt és egyéb törzsadatok szinkronizálása
• dokumentum megjelenítés a SAP maszkokból

Beérkező dokumentumok kezelése

A beérkező dokumentumokat vonalkóddal látják el, majd az adatrögzítés a megszokott módon, a SAP rendszer megfelelő maszkján történik. A vonalkódot a SAP rendszerben egyszerű vonalkód leolvasással rögzítik. A dokumentumok digitalizálása (illetve igény esetén elektronikus aláírása és időbélyegzése) a HABEL szkennelő programjában történik, kötegelt módon, adatbevitel nélkül. A SAP-ból átadott keresési adatokat a vonalkód alapján a HABEL rendszer összepárosítja a megfelelő digitalizált dokumentummal, amely ezután tetszőleges index adat alapján másodpercek alatt előkereshető a rendszerből.

Kimenő dokumentumok automatikus archiválása

Minden esetben, amikor a SAP rendszerben output dokumentum keletkezik (papíron, vagy elektronikus formában), egy példány a megfelelő index adatokkal átadásra kerül a HABEL rendszerbe, mindennemű felhasználói tevékenység nélkül.

Törzsadatok szinkronizálása

A SAP rendszer folyamatait nem érintő dokumentumok egységes kezelése érdekében ezek is a HABEL rendszerben tárolódnak. Ilyenek például:

• hatósági levelezések
• email üzenetek
• HR dokumentumok
• ISO szabályzatok, stb.

Ahhoz, hogy ezeket másodpercek alatt a megfelelő ügyfélhez, projekthez lehessen kapcsolni, szükség van a SAP-ban kezelt törzsadatok átadására a HABEL rendszer felé. Ez a háttérben, teljesen automatizált módon történik.

Dokumentumok megjelenítése a SAP maszkokról

A SAP rendszer beszerzési és értékesítési maszkjairól lehetőség van egy kattintással a dokumentum megjelenítésére, email mellékletként történő továbbítására, nyomtatására.

Kinek ajánljuk?

Minden olyan SAP SBO rendszert használó vállalatnak, ahol szükségét érzik a felesleges nyomtatások kiküszöbölését, igény van az egységes és biztonságos dokumentumkezelésre, valamint a dokumentumok másodpercek alatti előkereshetőségére.

Ha kérdése van a HABEL rendszereivel kapcsolatban, írjon nekünk az info@sapakademia.hu címre.

Megosztás