Passzív cikktörzs
Kereskedő ügyfeleknél rendszeresen visszatérő kérdés az, hogy mit lehet tenni, ha szeretnék szállítóik szinte minden termékét forgalmazni, de sok túl munkával járna a szállítói árlisták alapján cikktörzset importálni (elő kell készíteni az állományt és sok olyan adattal ki kellene egészíteni, ami az árlistákban nem szerepel) – illetve bizonyos szempontból felesleges is, tekintettel arra, hogy a teljes kínálatnak csak egy töredékét fogják valaha is értékesíteni, ennél fogva beszerezni is. A helyzetet még bonyolíthatja, ha elektronikai termékekről van szó, mert itt viszonylag gyakran kivezetnek a gyártók egy-egy terméket és helyette újat vezetnek be.
Megoldást ilyen helyzetekre a passzív cikktörzs használata nyújthat. A passzív cikktörzs használata esetén elég pusztán néhány információt megadni, ez nem is kerül be az SAP éles cikktörzs állományába, csupán egy munkatáblába. Természetesen ez a passzív cikktörzs is listázható, nyilvántarthatjuk benne a legfontosabb ismert adatokat az adott cikkről, illetve innen lehet “aktiválni” is cikket. Az aktiváláskor bekínálásra kerülhetnek a cikkel kapcsolatos már ismert adatok (cikkszám, gyártói cikkszám, gyártó, megnevezés, beszerzési ár, mértékegységek, és ami még esetleg rendelkezésre áll), így elég csak azoknál a cikkeknél megadni a kritikus és szükséges adatokat, melyekkel kapcsolatban a cég bizonylatolást végez. A nagy cikk halmaz pedig készenlétben áll, kereshető, válogatható.
Egyik projektünknél például az értékesítés számára egy ún. ügyfélszolgálati vezérlőpultot fejlesztettünk, ahol össze van kötve az éles cikktörzs a passzív cikktörzzsel, így lehetőség van válogatni a vegyes (éles és passzív cikkek vegyesen) cikktörzsből is. Természetesen ha bizonylatot szeretnénk létrehozni egy passzív cikkre, előbb aktiválni szükséges azt, de válogatás szinten (hogy lássuk van-e a vevő igényeinek, paramétereiben megfelelő megoldásunk) megjelenhetnek ezek a tételek is. Az aktiválás során pedig minden, már ismert adat bekínálásra kerül, így a felhasználóknak sokkal gyorsabb a cikk létrehozás. Az árazás a passzív cikktörzs alapján is történhet, azaz importáláskor a már éles cikktörzsben szereplő cikkek ilyenkor megkaphatják a beszerzési árakat.
A passzív cikktörzsből való hatékony választáshoz a megoldást ki lehet még egészíteni egy ún. X-search ablakkal, ami excel jellegű szűréseket tesz lehetővé a törzsadatok között – akár egy szórészletre, akár szám vagy dátum tartományra, vagy konkrét értékre is szűrhető vele az éles/passzív cikk halmaz.
A passzív cikktörzs és az X-search ablak használata tehát megoldást kínál arra, hogy ne kelljen túlságosan sok időt fordítani a szállítói árlisták betöltésére, ugyanakkor kínálatban a rendszeren belül láthatjuk a termékeket, illetve megkönnyíti az eseti cikk felvitelt.
